Modèles de quittance de loyer : lequel choisir, comment l’envoyer ?
Vous êtes propriétaire d’un ou plusieurs logements pour lesquels vous souhaiteriez envoyer des quittances de loyer à vos locataires. Mais quels modèles choisir ? Sous quelle forme ? Voici le guide complet qui vous permettra d’éditer très facilement ce document si important.
Sachez qu’il existe différents modèles de quittance de loyer, en fonction des besoins et des pratiques de chacun. Dans cet article, nous allons également vous présenter les modèles de quittance de loyer les plus fréquemment rencontrés.
Définition de la quittance de loyer
La quittance de loyer est un document délivré par le bailleur (ou son représentant) au(x) locataire(s) qui atteste que ce dernier a bien payé son loyer. Ce reçu détaillé est plus qu’un simple papier administratif ; il sert de preuve officielle du bon paiement du loyer dans les délais convenus.
Importance de la quittance de loyer
Ce document est important car il peut servir de justificatif pour le locataire dans ses démarches administratives ou financières. Par exemple, lorsque le locataire souhaite louer un nouveau logement, les anciennes quittances de loyer sont très régulièrement demandées pour justifier que tout est en règle vis-à-vis de l’ancien propriétaire. C’est ainsi une preuve de la fiabilité du locataire, tout du moins au niveau des paiements.
Contexte législatif
La délivrance d’une quittance de loyer n’est pas une option pour le propriétaire, mais bien une obligation légale si le locataire en fait la demande. Le propriétaire doit mettre « à disposition » les quittances auprès du locataire. Certains propriétaires gérant eux-mêmes leurs biens n’envoient pas systématiquement ce document car la tâche est répétitive, surtout s’il n’est pas demandé : ce n’est pas ce que nous conseillons, la quittance permet un contact régulier entre les parties, gage de bonne relation.
Les obligations du bailleur
Comme nous l’évoquions, le bailleur est tenu de fournir gratuitement une quittance de loyer à son locataire dès lors que ce dernier en fait la demande. Néanmoins, la loi n’impose pas une méthode d’envoi particulière. Cependant, ce document doit respecter un certain formalisme et contenir des informations spécifiques telles que le montant du loyer, la période concernée, etc. En fait, il s’agit logiquement de toutes les informations qui permettront d’identifier précisément la transaction.
Les droits du locataire
Le locataire, de son côté, a le droit de réclamer une quittance de loyer à chaque paiement. C’est un droit inaliénable qui assure une transparence dans la relation locative et protège le locataire contre d’éventuelles accusations de non-paiement.
Contenu d’une quittance de loyer
Mais alors que doit contenir votre modèle de quittance pour être en règle vis-à-vis de la réglementation ? Y a t-il un modèle type à respecter ou bien la loi ne définit pas de règles particulières ? C’est ce que nous abordons dans cette partie.
Informations du bailleur
Tout d’abord, votre quittance doit contenir un certain nombre d’informations concernant le propriétaire-bailleur, notamment nom prénom ainsi que son adresse postale. Si la quittance est envoyée via une SCI, dans ce cas il faudra le nom de la dite société ainsi que l’adresse de son siège. Par contre, il n’est pas nécessaire de mentionner l’identification complète du bailleur d’un point de vue civil : nul besoin de « recopier » la pièce d’identité comme l’âge, la taille, etc…
Informations du locataire
La quittance doit comporter également les mêmes informations que celles nécessaires pour le propriétaire, à savoir son nom et prénom ainsi que son adresse, soit celle du logement. En cas de pluralité de locataire, les noms de chacun doivent apparaître sur la quittance si le paiement du loyer est solidaire.
Description du logement
Le logement objet du bail doit lui aussi pouvoir être clairement identifier sur la quittance de loyer. Ainsi, dans le cadre d’une copropriété, vous devrez par exemple mentionner le numéro de lot, et l’étage. Néanmoins, il n’y a pas nécessairement besoin de mentionner les caractéristiques techniques du logement, comme sa surface, le nombre de pièces etc…
Montant du loyer
La quittance doit mentionner le montant du loyer payé par le locataire. Attention, nous vous rappelons qu’une quittance de loyer n’est pas un avis d’échéance, elle atteste du paiement effectif du locataire et son utilité n’est pas de réclamer le prochain loyer. Le montant de loyer qui apparaît sur la quittance est donc la somme que le propriétaire a effectivement perçue, et non les sommes à venir.
Période de location
Très important également, vous devez mentionner la période couverte par le paiement du loyer : comme il s’agit généralement d’un paiement mensuel, vous devez indiquer le mois concerné sur votre document. Si la période est plus courte, vous devez dans ce cas mentionner de date à date, et effectuer le calcul du prorata de loyer correspondant.
Modalités de paiement
Bien qu’elles soient généralement mentionnées dans le bail, les modalités de paiement ainsi convenues doivent apparaître clairement sur votre document : chèque, espèces, virement etc… Nous en profitons pour vous rappeler qu’un mode de paiement particulier ne peut pas être imposé à un locataire, même si cela est mentionné dans le bail : cette disposition est d’ordre public.
Formalités liées à la quittance de loyer
Y-a t-il un formalisme précis à respecter pour remettre vos quittances à votre locataire ? Y a t-il une délai ou une date à respecter ?
Envoi de la quittance de loyer
La loi ne donne aucune précision particulière sur le mode d’envoi d’une quittance, puisqu’elle indique seulement que le bailleur doit mettre ce document à disposition de son locataire « s’il en fait la demande ».
Envoi en version papier
La plus « classe » mais aussi la plus contraignante, la quittance de loyer en version papier « matérialise » la communication avec le locataire, qui la reçoit ainsi chaque mois dans sa boîte aux lettres. Notre logiciel maquittance vous permet d’automatiser cette tâche qui peut être fastidieuse pour certains bailleurs. La quittance papier est parfois indispensable dans certains cas, notamment lorsque votre locataire est une personne âgée qui ne dispose pas d’internet.
Envoi électronique
A la différence du papier, l’envoi par email de la quittance à votre locataire « dématérialise » la relation. Tout aussi efficace légalement, l’effet sera moindre auprès de votre locataire qui pour certains, n’ouvrent pas leur courriel. Néanmoins, ce mode d’envoi est moins onéreux, et parfois sera une demande express du locataire.
Date et échéance
La loi ne mentionne aucune date ou échéance à respecter de la part du propriétaire pour envoyer une quittance. Néanmoins, la coutume montre que les propriétaires qui envoient ce document tous les mois le font mensuellement, dans un délai de 15 jours après chaque paiement de loyer. Cette quittance est aussi l’occasion de mentionner l’avis d’échéance du prochain loyer.
Modèle de quittance de loyer
Quel modèle dois-je utiliser pour ma location ? Existe t-il plusieurs modèles différents ou bien un modèle type est suffisant pour toutes les catégories de location ?
Exemple de quittance de loyer
Modèle 1 : Quittance avec loyer et charges
Une quittance de loyer avec charges est un document officiel qui atteste que le locataire a payé le loyer et les charges dues au propriétaire pour une période donnée, généralement un mois. Elle est établie par le propriétaire ou son représentant, et remise au locataire. C’est la quittance la plus simple et la plus fréquemment rencontrée.
Modèle 2 : Quittance avec loyer sans charges
Modèle 3 : Quittance avec ordures ménagères
Modèle 4 : Quittance avec entretien de la chaudière
Modèle 5 : Quittance avec eau froide
Modèle 6 : Quittance avec minuterie et ménage
Modèle 7 : Quittance lorsque le locataire perçoit l’APL
Modèle 8 : Quittance pour des colocataires
Modèle 9 : Quittance avec régularisation de charges
Modèle 10 : Quittance avec TVA (pour des commerces)
Modèle 11 : Quittance avec taxe foncière (pour des commerces)
Modèle 12 : Quittance avec dépôt de garantie
Modèle 13 : Quittance avec honoraires (professionnels uniquement)
Modèle 14 : Première et dernière quittance
Personnalisation du modèle
Les exemples donnés ci-dessus sont les plus courants, mais la liste n’est pas exhaustive. Notre logiciel vous permet de réaliser des quittances sur-mesure, au cas par cas en fonction de votre location.
Conclusion
En guise de conclusion, nous vous donnons quelques conseils complémentaires, que vous soyez bailleur ou locataire.
Importance de conserver les quittances de loyer
Comme la plupart des documents administratifs, il n’existe aucune obligation de conserver vos quittances de loyer, et aucun délai de conservation n’est d’ailleurs à respecter. Néanmoins, et encore une fois comme pour la plupart des documents administratifs, nous vous recommandons vivement de les conserver au moins 3 ans.
Respect des obligations légales
Malgré le fait qu’il n’existe pas d’obligations légales à proprement parler concernant la quittance de loyer, nous vous rappelons qu’en temps que locataire vous être en droit de demander votre quittance qui vous avez payé la totalité de votre loyer. En effet, même s’il manque même un seul euro, le propriétaire ne pourra pas vous remettre une véritable quittance qui atteste de la totalité du paiement des sommes dues, il pourra néanmoins vous remettre un reçu constatant votre paiement partiel.
Simplification des démarches pour le bailleur et le locataire
Il existe aujourd’hui des solution pour simplifier les envois de quittance, comme ce que nous proposons via notre logiciel qui vous permet d’automatiser le processus : éditer une quittance devient facile et rapide. Ne vous privez pas d’en user pour prendre soins de la relation avec vos locataires, qui est essentiel pour assurer la bonne pérennité de votre investissement.